Objectifs:

Sous l’autorité de la Représentante et la supervision du Directeur des Opérations, le (la)

Assistant Administratif assure une gestion optimale en matière de ressources humaines, administrative et des systèmes financiers du bureau pays. Il supervise le personnel d’appui du bureau.

Tâches principales :

Gestion des ressources humaines, administratives et des systèmes financiers :

- Superviser le personnel de soutien dans la gestion administrative des projets ;

- Contribuer à fournir des services de qualité aux clients internes et externes ;

- Contribuer à l’interprétation des règlements, des procédures et des directives ;

- Adapter les processus et les procédures au fonctionnement opérationnel des parties prenantes ;

- Conseiller et informer les chefs de projet des différentes modalités de contrat, des orientations et de leurs avantages en termes de ressources humaines ;

- Maintenir la circulation continue d’informations entre le bureau pays et le siège;

Gestion des approvisionnements :

- Mettre à jour le plan d’approvisionnement ;

- Établir et suivre un registre des fournisseurs et des prestataires qualifiés ;

- Assister la société civile (ONG, GVT, etc.) pour l’élaboration des plans de passation de marchés ;

- Élaborer les dossiers d’appel d’offres et les demandes de proposition ;

- Assister les bénéficiaires lors de l’ouverture des plis, de l’évaluation des offres et des négociations ;

- Assister les bénéficiaires pour la passation des marchés ;

- Assister à l’ouverture des offres, dresser les différents PV et préparer les marchés ;

- Organiser le classement des documents de passation de marchés ;

- Établir les contrats entre le Bureau et les consultants choisis ;

- Etablir les bons de commande du bureau

Gestion du patrimoine mis à la disposition du CO ;

- Examiner les demandes de fourniture ;

- Initier les procédures de fournitures, d’équipement, des approvisionnements et de services du bureau et des projets de manière transparente

- Recommander la décision de fournitures ;

- Effectuer le suivi des biens immobiliers et mobiliers mis à la disposition du CO et/ou des projets ;

Promouvoir l’utilisation du manuel de procédures ;

- Participer à la formation des acteurs à l’utilisation du manuel de procédures ;

- Proposer toute amélioration des procédures administratives, comptables et financières ;

- Mettre en place les sécurités ;

- Participer à la mise à jour du manuel ;

Qualifications et expériences professionnelles:

Etre titulaire d’un diplôme de Maîtrise Economie, Droit, Administration, Comptabilité ou toute autre discipline s’y rapportant

Au moins 5 ans d'expérience professionnelle de préférence dans la gestion des programmes/projets dans le secteur public ou privé.

Maîtrise de Français oral et écrit ; bonne pratique de l’Anglais souhaitée

Bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies

Connaissance du logiciel de gestion Atlas

Connaissances informatiques:

Compétences dans les applications courantes de logiciel de bureau (Word, Excel, Powerpoint)

Les candidatures doivent être accompagnées des dossiers des documents suivants :

• CV et lettre de motivation signée par le candidat
• Copie des diplômes
• Les 3 derniers rapports d’évaluation de performance

Les dossiers doivent être adressés sous plis fermé et confidentiel à la Représentation de l’UNFPA BP 620 Nouakchott avec la référence ‘‘Assistant Administratif UNFPA’’ mentionnée sur l’enveloppe

Diffusion autorisée par  

Diene KEITA

Représentante

UNFPA - Nouakchott