Contexte Organisationnel

Sous la supervision directe du Finance Management Specialist , l’Assistant(e) Principal(e) aux finances assure la supervision et la mise en œuvre de l’exécution des services financiers du bureau en s’assurant de l’utilisation effective et transparente des ressources financières et de l’intégrité des services financiers du Bureau. Il promeut une approche orientée vers la satisfaction des clients en conformité avec les règles et procédures financières du PNUD.

L’Assistant(e) Principal(e) aux Finances supervise et dirige les assistants aux finances de son unité. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations, du Programme et des projets du bureau ainsi que le personnel du siège en vu de résoudre des problèmes ponctuels complexes liés à la gestion financière et à l’exécution des ressources du bureau.

L’Assistant(e) principal(e) aux Finances doit s’assurer également de l’exécution efficiente de la gestion des ressources du bureau.

Fonctions / Principaux Résultats attendus

Résume des Fonctions Clés :

• Gestion des stratégies opérationnelles
• Gestion des budgets
• Fournit le support administratif et comptable à l’unité des Finances
• Assure la gestion des ressources financières du bureau
• Renforcement et partage les connaissances

1. Assure la mise en œuvre de la gestion des stratégies opérationnelles, adapte les procédures en vu d’atteindre les objectifs ci-après:

• Assure une bonne exécution des activités financières et de la production régulière des rapports financiers en conformité avec les règles et procédures du PNUD en matière de gestion financière
• Exécute les recommandations d’audit permettant d’assurer une bonne gestion financière des ressources du bureau orientée vers la satisfaction des clients.
• Elabore des propositions de stratégie de réduction des coûts en vue d’assurer une réduction des coûts de fonctionnement du bureau en consultation avec ses superviseurs.

• Prépare, gère et suit les budgets administratifs du bureau et des services communs.

• Prépare et révise les budgets des projets de gestion, suit avec le siège en vue de s’assurer que le niveau des dépenses autorisées pour les projets de gestions est en adéquation avec les prévisions.

• Met en place des critères/clés de répartition des coûts aux agences pour leur contribution aux budgets des services communs et assure un recouvrement régulier des contributions de ces agences aux budgets communs.

• Fournit les informations de planification des ressources financières du bureau et prépare les rapports y afférents.

3. Fournit un appui administratif et comptable à l’unité des finances en vue d’atteindre les résultats suivants :

• Approuve les fournisseurs dans Atlas (en qualité d’Assistant Principal aux finances).

• Maintient le contrôle interne des dépenses en vue d’assurer que toutes les transactions financières sont correctement enregistrées et postées dans Atlas incluant entre autre les salaires, les frais de déplacement, les « MPOs » et autre émoluments.

• Exécute les actions correctives pour les « vouchers » non postés, les « vouchers » non approuvés, y compris ceux qui ont le statut du budget en échec. (budget check error)

• Maintient le processus de suivi des contributions des agences des Nations Unies pour les Charges Communes et assure le suivi régulier dans le but d’assurer le recouvrement des promesses de paiement dans les délais convenus.

4. Assure la gestion fonctionnelle de la trésorerie du bureau dans le but d’atteindre les objectifs suivants :

• Assure un suivi quotidien de la situation du compte bancaire du bureau en vue de s’assurer de la disponibilité des fonds nécessaires pour le paiement des dépenses engagées, conformément aux règles et procédures en vigueur en matière de gestion de la trésorerie
• Remplace l’Analyste Financier(e) en son absence dans sa qualité de responsable des contacts avec les banques locales pour les transactions de routine y compris les négociations du taux de change applicable pour l’approvisionnement du compte local.
• Initie les transactions d’opposition de paiements manuelles et/ou électroniques « EFT »

• Prépare mensuellement la prévision de besoins de trésorerie à soumettre au Chargé des Opérations et alerte en cas de dépassement du niveau mensuel autorisé.

5. S’assure de la facilitation du partage et du renforcement des connaissances dans le bureau en vue d’atteindre les objectifs suivants :

• Planifie et réalise les formations financières à l’attention du personnel du bureau et de ses projets.

• Synthétise les leçons apprises et les bonnes pratiques sur les Finances.

• Participe très activement aux différents échanges sur les réseaux de connaissances, renforce les capacités de l’équipe des finances de manière continue (auto- apprentissage et formation ad hoc) et se maintient à jour dans l’application du logiciel de gestion Atlas.

Impact sur les Résultats

Les résultats clés ont un impact direct sur la gestion et l’efficience de l’unité de finances. Les analyses et présentations des informations financières renforcent la crédibilité du PNUD au regard de sa gestion financière. Les informations recueillies permettent une prise de décision à la Direction.

Compétences

Compétences liées au PNUD

• Démontre son intégrité par le respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies.
• Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD
• Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race, d’âge et de nationalité.
• Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.

Compétences liés au poste :

Gestion des Connaissances et Apprentissage :

• Facilite et promeut le partage des connaissances et la pratique de l’apprentissage dans le Bureau.
• Approfondissement des connaissances relatives aux questions de développement.
• Capacité à promouvoir et à prodiguer des conseils liés aux règles et procédures financières.
• Approfondit continuellement ses connaissances et participe activement a un ou plusieurs groupes de pratiques.
• Inter acte avec le plan de formation et applique les connaissances nouvellement acquises.

Développement et Efficacité Opérationnelle :

• Capacité à effectuer tout un panel de tâches complexes et spécialisées dans la gestion financière, incluant la création de budget, l’édition des rapports de ressources et de dépenses.
• Profonde connaissances des règles et procédures financières du PNUD.
• Très bonne capacité en nouvelle technique de gestion de l’information.
• Capacité à améliorer les processus de gestion de l’unité et à mettre en place de nouveaux systèmes le cas échéant.

Direction et autogestion :

• Concentre ses actions sur les résultats pour les clients et répond positivement aux demandes reçues.
• A une approche de son travail énergique, positive et constructive.
• Démontre son ouverture d’esprit et sa capacité aux changements.

Qualifications

Conatct par mail.