Sous la supervision générale du Chargé du Sous bureau, le titulaire devra accomplir les tâches suivantes :
TACHES ET RESPONSABILITES :
- Organiser et assurer la logistique des réunions du bureau, tant internes qu'externes
- Préparer les missions sur le terrain, suivre et organiser les déplacements quotidiens des chauffeurs,
- Faire le suivi de l'entretien du parc automobile, de la tenue des carnets de bord et contrôler l'allocation du carburant,
- S'assurer de la maintenance des équipements du bureau, préparer la mise à jour, le suivi et la finalisation de l'inventaire du matériel et des équipements
- Préparer les correspondances relatives aux aspects administratifs,
- Suggérer des solutions susceptibles d'améliorer la gestion administrative du bureau, conformément aux procédures du PAM,
- Informer et former le personnel du sous bureau sur les règles et procédures administratives en vigueur au PAM,
- Préparer les rapports périodiques relatifs à l'administration : gestion du carburant des véhicules et des fournitures du bureau,
- Gérer la petite caisse du sous bureau, enregistrer toutes les opérations financières,
- Préparer, maintenir et contrôler les écritures comptables à partir de documents du système comptable en place,
- Payer les factures et autres services, soumettre périodiquement le journal de caisse et les pièces justificatives au bureau de Nouakchott,
- Assumer la responsabilité des communications radio, téléphonique et fax (émission/réceptions).
- Enregistrer et classer le courrier et les documents à l'arrivée et au départ,
- Tenir un registre des factures reçues et assurer leur suivi jusqu'au paiement,
- Tenir les bons de dépenses/recettes de la petite caisse,
- Faire le suivi des rapports du personnel du sous bureau pour les Ressources Humaines (présence, absence, maladie, etc.)
- Informer les Ressources Humaines de tout changement pour le personnel du sous bureau et transmettre les justificatifs dans les délais impartis
- Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables,
- Exécuter d'autres tâches relatives au poste si nécessaire
QUALIFICATIONS :
• Connaissances et compétences :
- Niveau Bac + 2 ans d'études en comptabilité (DEUG ou BTS)
• Expérience :
- Une expérience de trois (3) années minimum dans les domaines comptables et/ou financiers est souhaitée. L'expérience d'une (1) année dans l'administration générale et les Ressources humaines surtout dans un organisme de développement, un organisme privé ou un organisme international serait un avantage.
- Connaissance des techniques informatiques de traitement des textes et tableaux (Word, Excel) ;
- Aptitude à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques et les contacts extérieurs. Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et de bonnes relations interprofessionnelles.
• Langues :
- Connaissance parfaite du français parlé et écrit et bonne connaissance de l'anglais.
Les candidats ayant les qualifications requises doivent adresser une demande manuscrite, sous pli fermé confidentiel, portant la mention « Poste d'Assistant Administratif et Financier – Kaédi et Kiffa » à l'attention du Représentant du PAM à Nouakchott à l'adresse suivante :
Monsieur le Représentant - Programme Alimentaire Mondial
Ilot K N° 159-161, Route Corniche - B.P.620 - Tel.: (222) 525 27 93 – 525 36 49 - Fax: (222) 525 32 84
Toute demande doit comprendre un C.V et les copies certifies conformes des diplômes et attestations de travail. Seules les personnes dont la candidature est prise en considération seront contactées pour l'entretien et le test. |
