RESPONSABILITES  :

Sous la Supervision directe du Représentant Adjoint l'intéressée(e) devra suivre  :

• Appui à la Coordination et suivi & évaluation (S&E) dans la mise en forme et distribution des documents divers du programme, inclusive du traitement et la finalisation plans d'actions annuels complétés par les sections et de leur mise en forme pour la signature du Gouvernement. Support à la coordination dans la finalisation du rapport annuel sa mise en forme.
• Support à la coordination dans l'organisation des venues techniques divers comme les revues du programme et la recompilation avec les différentes sections du programme des rapports finaux des différentes revues sectorielles. S'assurer que les préparatifs pour les ateliers, séminaires, événements spéciaux de la coordination et S&E sont préparés au moins 2 semaines avant le déroulement de l'activité et dans l'organisation des réunions et dans la finalisation des rapports des ateliers ou revues.
• Support a la coordination dans le suivi périodique du Programme  : assurer la compilation, suivi et distribution des rapports des réunions de programme plusieurs jours avant la tenue des réunions y compris : la situation des rapports aux bailleurs, la situation financière du budget par programme. Assurer la circulation et amendements de l'agenda de la réunion du programme périodiquement avec les apports des sections. Maintenir à jour les dossiers originaux des accords de projet / programme .
• Préparer un rapport bimensuel d'utilisation des contributions des bailleurs de fonds (PBA) pour un bon suivi d'utilisation des ressources du programme, des avances aux partenaires, voyages , contrats, approvisionnements, etc. Suivi des rapports aux donateurs par l'actualisation régulière du rapport des PBA en collaboration aves le siège, suivre l'utilisation des fonds et la mise en forme final des rapports complétés par les sections concern ées et faciliter la transmission à temps des rapports des rapports des bailleurs.
• Rédaction, saisie des correspondances, enregistrement et dispatching du courrier arrivé et départ, classement, archivage, faire les compte rendus de réunions de coordination du programme, assurer la mise en forme des documents divers. Maintenir un système d'archives au jour de toute la documentation de la coordination y compris les lettres, mémos et emails. Maintenir des copies des Accords, des propositions de financement y compris de leur suivi, des rapports au x donateur s et des documents de programme divers. Entretien périodique du répertoire électronique et assurer le back up du système .
• Finaliser le plan de voyage de la coordination. Faire les demandes de voyage manuelles et établir le « draft »des requêtes de voyage en moins de 2 jours après réception du dossier. Faire le « draft  »du budget pour les voyages au moins 2 semaines avant le début du voyage. Participer aux visites de terrain lors des revues du programme et lors des missions de suivi pour mieux connaître les activités et réalisations de l'UNICEF sur le terrain. Facilité les visites des missions internationales. La mise à jour avec les sections du plan de travail du bureau, ainsi que des plans de voyage et des congés.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

Pour ce poste d'Assistant (e) Programme de niveau (GS6) requérant des capacités d'autonomie, d'organisation, de communication, d'analyse et de synthèse le ou (la) Candidat (e) devra être :

• Titulaire d'un Diplôme universitaire (sciences sociales) ou équivalent..

• Avoir acquis une solide expérience pratique de six ans minimum dans le domaine du programme de dévéoppement et/ou l'administration et de la logistique au sein d'une organisation ou d'une structure à vocation internationale et maitrîser parfaitement l'outil informatique (Tableurs, logiciels de gestion, traitement de texte).

CONNAISANCES EN LANGUES

• Français courant exigé
• Bonne pratique de l'anglais parlé, lu et écrit souhaitée
• Arabe et autres Langues nationales souhaitées

Pour ce poste, les candidatures féminines sont encouragées.

Les candidatures doivent être accompagnés de documents suivants :

•  CV et lettre de motivation signée par le postulant,

•  Copies certifiées conformes du ou des diplômes(s) conformes

•  03 derniers rapports d'évaluation de performance

Les dossiers de candidatures ne seront pas restitués aux candidats : les justificatifs demandés doivent donc être présentés sous forme de copies certifiées conformes par une autorit é habilitée à ce faire.

NB  : Merci de noter que l'UNICEF est un environnement non fumeur

Les dossiers devront être adressés sous pli fermé et confidentiel à la Représentation de l'UNICEF – BP : 620 Nouakchott avec la référence du poste mentionnée sur l'enveloppe : (Assistant (e) Programme – IMIS 63571.

Seuls les candidats qui passeront un entretien recevront une réponse.